Mujer teclando en computadora con carpetas financieras en frente de ella

Su sistema de contabilidad es el corazón financiero y vital de su negocio. Cuando se configura y funciona correctamente, sus libros lo ayudan a tomar decisiones inteligentes ya convertir sin problemas sus datos financieros en información útil. Aquí hay cuatro características clave para construir y mantener un sistema de contabilidad saludable:

Seleccione el Método de Contabilidad Adecuado

Existen dos métodos diferentes para registrar las transacciones: efectivo y base de acumulación. En general, la base de efectivo registra una transacción cuando el pago se realiza cuando la base de acumulación acumula la transacción al momento de la entrega del bien o servicio. La base de efectivo es más fácil de rastrear y es una opción útil para pequeñas empresas y propietarios únicos. Donde las empresas más grandes que compran a proveedores a cuenta (cuentas por pagar) generalmente utilizan contabilidad de acumulación (o devengo). La selección del método adecuado afecta a las transacciones financieras relacionadas y cómo se muestran sus estados financieros. Un enfoque correcto también incluirá la consideración de factores externos, que incluyen: las reglas del IRS (las empresas con más de $25 millones en ingresos brutos deben utilizar la base de acumulación), convenios bancarios y estándares de la industria. Una vez que se hace una elección, se puede cambiar, pero se debe informar adecuadamente al IRS.

Cree una Estructura de Contabilidad que se Adapte a la Empresa

Todas las empresas tienen un plan de cuentas incluido en su sistema de contabilidad. Estas cuentas clasifican los datos de transacción de la empresa en seis grupos significativos. Son activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costo de bienes vendidos y otros gastos. Con frecuencia, cada grupo tendrá numerosas cuentas y subcuentas asociadas. Tener la combinación correcta de cuentas creadas y agrupadas de manera organizada lo ayudará a clasificar las transacciones de manera adecuada y a preparar los estados financieros utilizables. La estructura de cuenta adecuada para su empresa se ajustará a sus necesidades específicas de información.

Ingrese Transacciones Precisas a Tiempo

El valor que proporcionan sus datos depende de que cada transacción se registre de manera correcta y puntual. Ingresar transacciones en la cuenta incorrecta puede causar problemas importantes en el futuro. Los informes financieros que se retrasan pueden ocultar problemas que requieren atención inmediata. Algunas transacciones son relativamente sencillas y otras son más complejas (como nóminas, acumulaciones y aplazamientos). Es importante que alguien que entienda su negocio y las reglas contables ingresen sus transacciones de manera oportuna. Además, un buen proceso de cierre de mes que implica revisar cada cuenta, encontrará errores en las entradas iniciales.

Establesca Estados Financieros para Tomar Decisiones

Los estados financieros principales son el estado de ingresos (ingresos - gastos = utilidad bruta), el balance general (activos = pasivos + patrimonio) y el estado de flujo de efectivo. Cada declaración tiene un propósito específico:

  • Estado de Resultados. El estado de resultados muestra el desempeño de la compañía por un período de tiempo seleccionado; Generalmente mensual con un resumen de todo el año. Al final de cada año se reinicia el estado de resultados.

  • Hoja de Balance. El balance muestra el estado general de una empresa a partir de una fecha determinada. Es perpetuo. Esto significa que no termina hasta que el negocio se cierre o se venda. Incluye una línea que resume los resultados del año en curso y del año anterior de la cuenta de resultados.

  • Estado de Flujo de Efectivo. Esta declaración resume la entrada y salida de efectivo. Le garantiza saber si tiene suficiente efectivo y el patrón de su posición de efectivo a lo largo del tiempo.

Si se ejecuta correctamente, su sistema de contabilidad producirá estados financieros precisos que se pueden usar para varias tareas: informes financieros, presupuestos, previsiones, captación de capital, solicitud de préstamos, informes fiscales y toma de decisiones. No dude en llamarnos si tiene preguntas o para hablar sobre las soluciones de contabilidad para su negocio.


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